Как управлять своим временем

Жалеете, что в сутках только 24 часа? Ничего не успеваете на работе? Считаете, что вас чересчур нагружают? Возможно, вы просто не умеете управлять своим временем!

Понятию «тайм-менеджемент» (управление временем) не зря посвящено столько книг и пособий. Это целая наука, позволяющая достигать поставленных целей в нашем скоростном мире. Умело планировать свои дела - настоящее искусство, которым должен овладеть каждый, кто хочет достигнуть успехов в работе. Вот 10 основных правил, которые не только сэкономят ваши силы и время, но и позволят стать просто незаменимым сотрудником!

1. Составляйте список.
Заведите себе специальный блокнот, ежедневник, в который каждый вечер пишите список дел на завтра. В спокойной атмосфере вы сможете правильно расставить приоритеты, спланировать время работы и отдыха. И с утра уже точно будете знать за что браться в первую очередь. Все дела можно разделить на четыре группы: срочные и важные; важные, но не срочные; срочные, но не важные; не срочные и не важные. Исходя из этого и составляйте свое расписание. Знайте, что 10% времени, затраченного на планирование до начала выполнения задачи, сэкономит 90% времени при ее решении.

2. Не отвлекайтесь на мелочи.
Например, возьмите за правило - проверять почту 2 раза в день, в 10.00 и 16.00 (в том случае, если она у вас не корпоративная и открыта постоянно). Так вы не пропустите важную информацию и не будете отвлекаться на проверку почты каждый час. Если вы любите побродить по интернет-пространству и никак не можете лишить себя приятных минуток общения в соцсетях, тогда отведите в вашем графике определенное время в течение дня для этих шалостей. Например, не более 20 минут в день. Можете также составить список никчемных занятий, которые отнимают у вас драгоценные минуты. И в конце концов отказаться от них.

3. Создайте зону комфорта.
Если у вас нет личного кабинета, где бы вы смогли уединиться, сосредоточиться или просто расслабиться, то создайте себе комфортное личное пространство прямо на рабочем столе. Вам должно быть удобно. Наведите порядок, выбросите мусор, добавьте немного приятных личных мелочей. Замечено, что до 30% рабочего времени тратится на поиски нужной бумаги. Корзина для мусора - один из самых эффективных инструментов управления временем. Поэтому избавляйтесь от ненужного хлама. Существует мнение, что люди, работающие за чистым столом, показывают хорошие результаты.

4. Не стоит недооценивать утро.
Ученые давно выяснили, что утро - самое ценное и продуктивное время суток. Поэтому старайтесь все важные дела делать именно в первой половине дня, до обеда. Совещания, деловые встречи лучше всего запланировать на утро, и принимать важные решения следует на свежую голову. Не зря же существует поговорка - «утро вечера мудренее»!

6. Перепоручайте дела.
Вне всяких сомнений, отзывчивость - это прекрасное качество. Но от этого страдаете только вы - ведь на вас наваливают кучу мелких дел и забот, а вы безотказно их взваливаете на свои плечи. Научитесь перепоручать их или отказываться. Если живете по принципу «лучше меня это никто не сделает», тогда научитесь доверять коллегам. Возможно, вам не хватает рабочего времени лишь потому, что вы выполняете не только свои обязанности, но и других, и безотказно беретесь за все рутинные мелочи? Попробуйте научиться говорить «нет», и вы поймете, что это слово экономит кучу времени.

7. Ставьте сроки.
Это очень организует. Лучше всего записывайте время окончания рядом с тем или иным делом. Если хотите сделать отчет вовремя, то пообещайте себе (а лучше кому-либо, да еще и вслух) закончить работу к 17.00. По статистике обещания, данные кому-либо, выполняются гораздо чаще, чем самому себе.

8. Не бросайте начатое дело.
Берясь делать несколько дел параллельно, вы рискуете ни одно из них не закончить должным образом. Избегайте незапланированных импульсивных действий.

9. Умейте отдыхать.
Синдром выгорания чаще всего грозит не тем, у кого слишком много обязанностей, а тем, кто совершенно не умеет отдыхать. Учитесь себя разгружать. Задайте себе три вопроса: зачем мне это вообще делать? Почему именно я? Почему именно сейчас? Возможно, вы поймете, что это дело можно не делать вовсе, перепоручить его или перенести сроки.

10. Завтракайте!
Именно правильный завтрак помогает проснуться, пополнить запасы энергии. Конечно, многие из нас готовы идти на работу голодными и непричесанными, лишь бы поваляться в постели хотя бы на 5 минут подольше. Но гораздо лучше потратить эти 5 минут на плотный завтрак, чем потом весь день отвлекаться на мелкие перекусы. Да и мысли голодного человека текут лишь в одном направлении - еды. Еще помните, что полноценный завтрак полезен для здоровья.

Если вы научитесь управлять своим временем, то оно не будет управлять вами!