Как всё успеть, или Золотые составляющие искусства управления временем

Наверняка многим знакомо ощущение того, что время словно куда-то убегает. Для его правильного распределения необходимы тактика и грамотная стратегия. Определение отвлекающих факторов, самоорганизация, оценка деятельности, компромисс, планирование, баланс - золотые составляющие искусства управления временем.

Отвлекающие факторы

Основными «пожирателями» времени являются социальные сети, интернет, просмотр фильмов, развлекательные передачи, телефон и компьютерные игры.

Возьмите за правило записывать то, чем вы занимаетесь и сколько времени тратите на каждое занятие. Благодаря этому вам удастся отсеять ненужное и высвободить определённое количество времени.

Помимо собственных обязанностей мы выполняем большое количество дел, порученных нам. В этом случае поможет следующий метод. Возьмите ручку, бумагу и запишите сторонние поручения и собственные обязанности. Проанализируйте, сколько вы потеряли часов, выполняя поручения.

Временные потери преследуют нас, когда мы откладываем дела на завтра. В состоянии аврала у многих открывается второе дыхание, кажется, что выполнив самые неприятные задачи в последнюю минуту, мы сможем работать гораздо продуктивнее, нежели приступив к их проработке в первую очередь.

Старайтесь приступать к неприятным делам немедленно. Выполняя их в последний момент, вы не оставляете себе права на ошибки, которые, обладая временным запасом, можно было бы исправить в случае чего, и увеличиваете энергозатраты (мысли о непривлекательной работе снижают общую производительность труда).

Если вам приходится работать над несколькими абсолютно разными задачами, постарайтесь не переключаться между ними. Работайте по принципу «лестницы»: выполняете одну задачу, переходите на новый уровень. Схожие виды работ можно объединять, тем самым сэкономив несколько часов.

Планирование и самоорганизация

Начните с сортировки запланированных дел по их значимости. Можно выделить несколько групп: безотлагательные срочные дела (выполняются в первую очередь), срочные дела не первой важности (следует выполнять как только появится возможность), важные (выделяйте небольшие отрезки времени на их планомерное выполнение, это поможет вам избежать аврального режима), не важные (большинство дел мы попросту выдумываем, стоит забыть о них и проблема решится сама собой).

Планируйте заранее и на короткий срок. Составляйте план для нового дня каждый вечер и внимательно читайте его несколько раз перед сном. Многие мелкие дела (ответить на электронные письма, подписать бумаги и пр.) можно сделать утром, чтобы не отвлекаться в течение дня.

У вас есть долгосрочные цели? Отлично! Запланируйте делать новый шаг на их достижение каждый день. Пусть он будет небольшим, но очень важным. Спустя некоторое время, оглядываясь назад, вы осознаете, что совершили огромный прогресс на пути к мечте.

Обязательно отмечайте выполненные задачи. Во избежание чувства неудовлетворенности используйте прием наглядного планирования. Помните, что любой результат нуждается в оценке. В конце дня похвалите себя за вычеркнутые пункты из общего плана. Отслеживайте, какое количество намеченных дел вы способны выполнить. Корректируйте план в соответствии с возможностями.

Выделяйте время на отдых. Это может быть чашечка кофе с коллегами, общение в социальных сетях и пр. Отметьте четкий отрезок времени, который вы готовы выделить на отдых, не более получаса. Старайтесь не брать дополнительную работу в выходные дни.

Если ваш план нарушил неожиданный форс-мажор, не переживайте. Перепишите график в соответствии со сложившимися обстоятельствами. Перенесите важные, но не срочные дела.

В сети существует множество программ для планирования задач. Вы можете использовать их как на стационарном компьютере, так и мобильном устройстве. Выберите то, что подходит именно вам. Оставляйте звуковые напоминания для наиболее важных дел.

Параллельные задачи

Каждый день мы выполняем множество активных и пассивных задач. В число пассивных действий можно внести ожидание в очередях, время, затраченное на дорогу, домашние обязанности. Попробуйте проанализировать, есть ли возможность выполнять некоторые дела параллельно, например:

- Поездки на автобусе или метро совмещайте с изучением новой информации, делайте заметки, занимайтесь планированием. Тем, кто предпочитает ходить пешком, можно рекомендовать прослушивание познавательных аудиокниг или аудиообучение иностранным языкам.

- Совершая домашнюю уборку, одновременно скачивайте из интернета полезное видео, книги, музыку, спортивные тренировки, обучающие программы для дальнейшего изучения и пр., сэкономив таким образом определённое количество времени.

- Если вам предстоит ожидание в очереди, захватите с собой планировщик и скорректируйте планы на ближайшие дни, сделайте несколько важных звонков и тому подобное.

Параллельные дела желательно записывать в свой ежедневник, отмечая количество времени, которое следует затратить на них. Добавляйте заметки: за рулем, ожидание и пр. Не помешает включить в пункты и особенные условия: отсутствие электричества, наличие интернета, доступность мобильной связи.

Дело привычки

Отвлекаться по мелочам - дурная привычка. Она присутствует почти у каждого из нас. Как выработать в себе настрой на эффективность? Есть один известный метод, который подразумевает, что действие, повторяющееся на протяжении 21 дня, входит в привычку. Поэтому первое, с чего следует начать - приучить себя каждый день оформлять органайзер. Как только у вас появляется полезная идея, мысль или вы получаете важный звонок, сразу записывайте действие в блокнот или электронный ежедневник. Каждое утро просматривайте записи, освежая в памяти запланированные дела и происходящие события.

Проблема выбора

После достижения успеха в планировании, вы начнете немедленно пожинать плоды своего триумфа в качестве свободного времени. Но чем заполнить образовавшуюся пустоту? Очень важно потратить время на саморазвитие и те занятия, которые вам действительно нравятся. Помните, что несколько часов свободы не стоит тратить на дополнительные обязанности.

Наверняка у вас есть множество знакомых и друзей. Возможно, они увлечены тем же, чем и вы: спортом, велопрогулками, кулинарным искусством и т.д.. Тогда у вас появится возможность заниматься любимым делом в приятной компании. Также существует множество клубов по интересам, что расширит круг общения и принесет дополнительные знания.

Алгоритм успеха

Итак, разобрав основные правила, осталось разработать последовательный алгоритм действий для достижения наибольшей эффективности.

- Определите мотивацию и главную цель. Выделите действительно что-то достойное. Можете ли вы сразу четко определить, во благо чего действуете?

- Разработайте модель поведения для любой ситуации. Вас не должно сбивать с толку неблагоприятное стечение обстоятельств. Учитесь предвидеть любые исходы и продумывать пути решения.

- Выполняйте план, не отказывайтесь от цели в начале пути.

- Баланс - это важно. Не забывайте о себе, все сферы вашей жизни должны быть задействованы. Постоянно развивайтесь и не действуйте во имя успеха в одном направлении в ущерб другому.

- Обучайтесь у профессионалов. Читайте полезные книги и статьи об успехе. Запоминайте то, что действительно важно, делайте закладки.

- Завершайте начинания. Никогда не останавливайтесь на полпути, выполняйте данные обещания и проекты.

- Устраняйте отвлекающие факторы. Если вам не требуются мессенджеры, телефон, телевизор и социальные сети для работы - отключите ненужное.

- Не участвуйте в движении толпы. Отправляйтесь в требуемые места несколько раньше, чем другие. Не посещайте супермаркеты в вечернее время в пятницу, не заселяйтесь в гостиницы между 18:00 и 20:00 (именно в это время все оформляют заселение и выселение).

Также для того, чтобы научиться экономить время, необходимо знать ответ на вопрос - кем вы желаете стать через месяц, год, несколько лет. Ответ на него играет важную роль в процессе самоорганизации.

Используйте каждую минуту во благо своих интересов. Двигаясь в отдельном потоке, вы скоро поймете, что бережете не только собственное время, но и значительное количество сил, направляя их на выполнение собственных нужд.